Secretariado Executivo - Above - Formação Profissional

Detalhes do curso

O contributo efetivo do Secretariado de Direção para a organização e o controlo do trabalho administrativo de uma instituição é fundamental, nomeadamente para a melhoria dos processos de tomada de decisão, para uma gestão eficiente da informação, para uma comunicação eficaz e para a valorização da imagem da organização.

Este curso visa preparar todos os formandos para um desempenho eficiente das funções de Secretariado de Direcção, desenvolvendo as atitudes adequadas para um bom relacionamento profissional, aprofundando conhecimentos nos diferentes domínios da sua função técnica e actualizando métodos de trabalho de modo a desempenharem a sua função de forma mais versátil e eficiente.

No final deste curso os formandos deverão ser capazes de:

Identificar as principais actividades executadas pelo secretariado de direcção;
Enumerar as diferenças entre secretariado geral e de direcção;
Saber organizar o trabalho e gerir o tempo;
Conhecer as normas protocolares no contexto empresarial;
Saber elaborar cartas; memorandos; comunicados internos; Documentação Comercial e Comunicação Escrita;
Dominar as técnicas de atendimento pessoal e telefónico;
Saber gerir agendas;
Saber organizar eventos.

Este curso não possuí requisitos de acesso.

Este curso destina-se a pessoas em inicio de carreira que pretendem adquirir conhecimentos para desempenhar funções de assessoria ou secretariado, e profissionais em exercício que pretendem aprimorar as suas competências para o cumprimento eficaz da sua missão.

Perfil do Secretáriado

Estilo e Apresentação
Qualidades individuais e Personalidade
Aperfeiçoamento
Desenvolvimento da inteligência emocional

A Função de Secretariado

Secretáriado de direcção
Secretáriado geral
A Colaboração com o chefe – Agenda
Relações com os restantes departamentos e o seu pessoal
Secretário no organograma da empresa

Organização do Trabalho e Gestão do Tempo

Gestão de tempo e definiçõa de prioridades
Organização de tarefas administrativas
Desenvolvimento de autonomia no trabalho
Delegação de tarefas
Optimização de trabalho em caso de ausência
Desenvolvimento de plano de acção pessoal

Normas Protocolares no Contexto Empresarial

Apresentações
Formas de tratamento
Precedências
Protocolo ao telefone
Correspondência (cartas, cartões, convites e outras)
Recepção e acolhimento de visitantes
O tratamento social
Regras de cortesia e do “saber-estar”

Documentação Comercial e Comunicação Escrita

Redacção Comercial: Modelos de cartas
Documentos comerciais e impressos
Recepção de correspondência e sua distribuição
Tratar a informação recebida
Mapas de correspondências
Organização de arquivo
Vigilância e conservação do arquivo
Preparação de Reuniões e Assembleias
Convocatórias, Convites
Actas, Memorandos, Relatórios

Técnicas de Atendimento Pessoal e Telefónico

As expectativas e as exigências do público ou dos clientes
Os clientes internos e externos
Os critérios de eficácia da função atendimento
Estabelecer o contacto e uma relação positiva com o cliente
Atitude de comunicação eficaz
Importância da comunicação não-verbal e da linguagem gestual
As técnicas do atendimento telefónico
As relações e os litígios
Os casos de atendimento difíceis

Organização de Eventos

Regras de planeamento e organização dos diferentes tipos de eventos
Organização de recepções, reuniões de trabalho, seminários, exposições, inaugurações, conferências
Eventos de tomadas de posse, assinaturas de contratos
Organização de viagens e refeições
Procedimentos e instrumentos adequados aos diferentes tipos de eventos