Gestão de Arquivos e Documentos

No final deste curso os formandos deverão ser capazes de:

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• Dominar os conceitos e outros instrumentos operatórios da gestão do Arquivo
• Adquirir hábitos de exigência e de rigor na gestão documental
• Desenvolver espirito prático no processo da organização e gestão  documental
• Agir em conformidade com a lei na gestão do Arquivo
• Dominar as leis nacionais, internacionais para a gestão de documento
• Discutir a importância da Gestão documental
• Participar no processo da organização de de arquivos

• Este curso não possuí requisitos de acesso.

• Este curso destina-se a todos os profissionais responsáveis pelo arquivo e gestão de documentos, nomeadamente técnicos, assistentes, secretário/as e área administrativa

1. INTRODUÇÃO À GESTÃO DE ARQUIVOS

• Conceito de arquivo e evolução do conceito
• As mais-valias de um arquivo organizado
• Missão de um sistema de arquivo na organização da empresa
• Difusão, circulação e arquivo
• Tipologia dos documentos e suportes
• Etapas da vida de um documento e seus impactos ao nível da gestão documental

2. CARACTERÍSTICAS DOS “DOCUMENTOS DE ARQUIVO”

• Principais características
• Seus objectivos
• Fundamentação

3. SISTEMAS BÁSICOS DE GESTÃO DE ARQUIVO

• Alfabético, Numérico
• Domínios de aplicação
• As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
• Determinação do método de classificação adaptado às necessidades
• A indexação: generalidades, conceitos, palavras-chave, descritores, princípios de indexação

4. O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

• Activo
• Semi-activo
• Definitivo

5. O CONTROLO DA CORRESPONDÊNCIA NA ORGANIZAÇÃO

• Gestão e controlo das entradas
• Tratamento e controlo das saídas
• Reccepção
• Registo
• Distribuição
• Tramitição

6. CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTO

• Plano dicionário (descritores)
• Plano ideológico hierarquizado
• Avaliação comparativa destes dois tipos de plano
• Parâmetros a ter em conta na escolha

7. IDENTIFICAR OS PRAZOS DE CONSERVAÇÃO: LEGAIS, ÚTEIS, HISTÓRICOS

• Documentos a conservar, a prescrição, o original e a cópia
• Os princípios de segurança e confidencialidade

8. SUPORTES DE INFORMAÇÃO

• A informação em suporte de papel: posições e material correspondente e os meios de sinalização
• Os novos suportes da informação
• Arquivo informático
• O manual de arquivo da informação

9. QUESTÕES FÍSICAS LIGADAS AOS ARQUIVOS

• Organização e conservação de arquivos
• Questões relacionadas com o arquivo físico e com o arquivo electrónico

10. EXERCÍCIOS PRÁTICOS E SIMULAÇÕES