Blog

Sem categoria

Como ter reuniões mais eficazes?

Sua empresa tem sintomas de reunite?, para quem não sabe reunite é uma doença que  afecta  pequenas e grandes organizações e tem como sintomas encontros longos e cansativos, muitas vezes desnecessários, sem agenda e sem resultados palpáveis.

Se a sua organização sofre de reunite está na hora de combater esse mal porque afecta a moral e a produtividade dos colaboradores levando a resultados insatisfatórios e um ciclo vicioso de reuniões para resolver problemas causados por outras reuniões ineficazes.

Deixamos aqui algumas recomendações eficazes para que tenha reuniões produtivas:

1. A agenda em primeiro lugar

Toda a reunião deve ter uma agenda clara e antecipadamente distribuída a todos os participantes, caso seja convidado a uma reunião exija sempre a agenda da reunião antecipadamente para que se possa preparar para discutir os temas específicos e não se perca tempo em assuntos vagos e repetitivos.

2. As reuniões semanais são mesmo necessárias?

Reavalie a importância das reuniões obrigatórias nem sempre o relatório deve ser dado em reunião, pode-se usar outros meios como aplicativos colaborativos (trello e o slack) ou mesmo emails para relatórios, actividades e outros detalhes que precisam de acompanhamento.

Muitas equipes realizam reuniões semanais, por vezes na segunda-feira de manhã, quando as pessoas estão pouco preparadas. Embora seja bom no início as reuniões semanais tendem a ser muito ineficientes porque nem todo mundo necessariamente tem algo a dizer, e acaba-se tendo relatórios semelhantes aos da semana anterior.

3. Controle o tempo rigorosamente

Tenha sempre tempo sob controle dê a todos tempo necessário para falar e apenas isso para que se evite voltas desnecessárias e para que os que têm sempre muito a dizer não roubem todo o espaço da reunião, é importante também evitar passar-se da hora de fim marcada.

4. Tome notas

Durante a reunião é importante tomar notas dos aspectos mais essenciais e das soluções a  que se chegou, de preferência em papel ou tenha alguém para tomar notas caso não consiga pois você vai se surpreender com a facilidade com que as pessoas esquecem de pequenas coisas que já foram discutidas anteriormente, por essa razão tome notas sempre!

5. Convide as pessoas certas

Nem todas as reuniões precisam de  toda a equipe, algumas reuniões só precisam de duas ou mais pessoas específicas em um departamento , muitas das vezes os participantes das reuniões ficam apenas aborrecidos por se tratar de temas que não são relevantes para eles consumindo tempo precioso da equipe.

E é necessário que se use a sala de reuniões? Não, reuniões rápidas e se possível em pé tendem a ser muito mais directas e eficazes na solução dos problemas.

6. Faça Follow Up

Para obter os melhores resultados, faça follow-up no mesmo dia da reunião. Para assuntos muito importantes, anote no calendário ou de outro gestor de tarefas a sua escolha para continuar acompanhando até o assunto chegar a uma solução.

No final do dia uma reunião não tem valor se não for seguida de acções concretas.

 

Deixe uma resposta

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios marcados com *